O apoio financeiro é formalizado mediante protocolo escrito celebrado entre a entidade beneficiária e a DGARTES.
O protocolo de execução é efetuado para o período integral do apoio concedido, não estando prevista a necessidade de celebração de adendas anuais.

O protocolo de execução contém, obrigatoriamente, os seguintes elementos:

a. Objeto;
b. Direitos e obrigações das partes;
c. Plano de atividades de acordo com a candidatura;
d. Calendarização detalhada das atividades;
e. Orçamento de acordo com a candidatura;
f. Montante de financiamento global a atribuir;
g. Mecanismos de acompanhamento;
h. Formas de avaliação;
i. Prazo de vigência;
j. Consequências face a eventuais incumprimentos, nos termos do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 103/2017, de 24.08.

Após receber a minuta do protocolo, a entidade beneficiária tem 10 dias úteis para o devolver assinado à DGARTES.

Recomenda-se a assinatura digital do protocolo, de modo a simplificar e a agilizar todo o processo. Para o efeito, a DGARTES enviará por correio eletrónico o protocolo e o anexo, em formato PDF, que deverão ser assinados eletronicamente pelos representantes legais da entidade beneficiária.

Assim, a entidade beneficiária pode verificar a assinatura digitalmente recorrendo ao uso do certificado digital pessoal do cidadão e a meios de verificação da validade deste certificado bem como aceder a informações mais detalhadas em Assinatura Digital.

Na impossibilidade de recorrer à assinatura digital, a entidade beneficiária deverá:

a. imprimir em dois exemplares o protocolo e o anexo;
b. assinar a última página do protocolo e rubricar todas as restantes páginas do protocolo e do anexo;
c. não datar qualquer dos exemplares (a data é aposta pelo primeiro signatário, o Diretor-Geral da DGARTES);
d. não agrafar, furar ou encadernar o protocolo nem o anexo, de modo a permitir a sua digitalização e posterior disponibilização na plataforma de gestão de apoio;
e. devolver ambos os exemplares (protocolo e anexo), por correio ou em mão.

Em qualquer das opções, a DGARTES assina digitalmente o protocolo, que será devolvido à entidade beneficiária, em formato PDF, por correio eletrónico e disponibilizado na plataforma de gestão de apoios.