Após a publicação da decisão final do concurso e da sua notificação à entidade beneficiária, inicia-se o processo de formalização do apoio atribuído, que inclui a entrega de documentação obrigatória e a assinatura do contrato com a DGARTES. A formalização contratual e atribuição do apoio financeiro concedido estão dependentes da disponibilização à DGArtes, através da plataforma online — apoios.dgartes.gov.pt —, no registo da entidade candidata, área “Os Meus Documentos”, dos seguintes documentos, válidos e atualizados:

Pessoas coletivas:

- No caso de associação: cópia do documento de constituição e respetivos estatutos, assim como cópia da ata que comprove os atuais corpos dirigentes;

- No caso de entidade sujeita a registo comercial: certidão permanente ou indicação do respetivo código de acesso;

- No caso de cooperativa: cópia dos respetivos estatutos, cópia da ata que comprove os atuais corpos dirigentes e credencial da legal constituição e regular funcionamento;

Pessoas singulares, grupos informais e legais representantes das pessoas coletivas:

- Devem confirmar que os dados de identificação constantes do e-registo estão corretos e atualizados.

- Caso consinta na reprodução do cartão de cidadão, deve apresentar cópia do mesmo;

- No caso de pessoa singular ou de grupo informal, pode ser indicada uma pessoa coletiva com a qual se pretende que seja celebrado o contrato, desde que os documentos respeitantes a esta (ver a informação respeitante a pessoas coletivas) sejam também entregues no prazo estipulado, ficando a mesma sujeita ao cumprimento das condições e obrigações que impendem sobre a entidade beneficiária.

A todos os candidatos:

- Documento comprovativo de situação regularizada perante a Autoridade Tributária ou autorização para a sua consulta online (NIPC DGArtes: 600.082.733);

- Documento comprovativo de situação regularizada perante a Segurança Social ou autorização para a sua consulta online (NISS DGArtes: 2001.7946.713);

- Ficha de fornecedor (modelo em www.dgartes.gov.pt/sites/default/files/fichadefornecedor.pdf);

- Documentos comprovativos das licenças exigidas para o exercício da atividade (por exemplo, Registo de promotor de espetáculos de natureza artística ou Licença de recinto de espetáculos de natureza artística) ou declaração de honra que o ateste (declaração-tipo em www.dgartes.gov.pt/sites/default/files/anexo1_licençaexercicioativ.docx));

- Documentos comprovativos das autorizações ou dos pedidos relativos às obras que impliquem direitos de autor e direitos conexos, ou declaração de honra que o ateste (declaração-tipo em www.dgartes.gov.pt/sites/default/files/anexo2_licençadireitoautor.docx).

A celebração do acordo escrito e a atribuição do apoio ficam dependentes da submissão, no prazo estipulado, da supra mencionada documentação.

No caso de pessoas singulares ou grupos informais, caso o beneficiário pretenda nomear uma pessoa coletiva para contratualização do apoio, deverá declarar essa intenção, por escrito, em resposta à notificação de decisão final. A entidade nomeada terá que estar registada na plataforma da DGArtes e terá que proceder à entrega dos documentos respeitantes, conforme lista supracitada, via plataforma de gestão de apoios.